ERP – Doanh Nghiệp cần chuẩn bị gì?

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích đánh giá tiền triển khai. Mục tiêu của bước phân tích là xác định những điều kiện cần để thuận lợi hơn trong quá trình triển khai ERP.

Mục tiêu quan trọng nhất trong Phân tích tiền triển khai là xác định công ty đã có “Tư duy số (digital mindset)” hay chưa. Tư duy số phải được xem xét từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các vị trí quản lý cấp trung. Một ví dụ đơn giản cho tư duy số là khi cần cải tiến một quy trình, lãnh đạo doanh nghiệp có cân nhắc sử dụng hệ thống số trước khi cân nhắc sử dụng con người hay giấy tờ không. Trường hợp, doanh nghiệp chưa có tư duy số, thì doanh nghệp nên tổ chức nhiều buổi hội thảo cho các cấp từ lãnh đạo cao nhất đến các quản lý cấp trung, cử đội ngũ đi tham quan học hỏi kinh nghiệm từ những đơn vị đã ứng dụng ERP thành công trong thực tiễn.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần đánh giá xem đội ngũ của công ty đã hiểu sâu về “ERP là gì? và tại sao phải triển khai ERP?” (ERP – What & Why?) hay chưa. Trong trường hợp trong đội ngũ quản lý vẫn còn nhiều thành viên chưa hiểu sâu về ERP thì doanh nghiệp cần tiếp tục tổ chức các buổi hội thảo và tham quan học tập kinh nghiệm.

Sau khi hiểu sâu về ERP, thì lãnh đạo doanh nghiệp cần Xác định mục tiêu của dự án triển khai ERP một cách cụ thể và chi tiết. Doanh nghiệp cần hạn chế mô tả mục tiêu một cách tổng quát. Mục tiêu cần được liệt kê chi tiết tối thiểu phải đến cấp độ những quy trình phải được vận hành bằng hệ thống ERP.

Sau khi giai đoạn tiền triển khai, doanh nghiệp cần thành lập Đội dự án ERP bao gồm những thành viên trong công ty sẽ tham gia triển khai hệ thống. Nếu công ty có điều kiện thì khuyến nghị công ty lập đội dự án làm việc chuyên trách toàn thời gian và không kiêm nhiệm. Việc có một đội dự án ERP chuyên trách toàn thời gian sẽ giúp cho dự án được triển khai nhanh hơn, hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, thành viên đội dự án phải là những chuyên viên có kinh nghiệm, nắm vững quy trình và có kỹ năng hệ thống hóa tốt nhất trong doanh nghiệp. Các thành viên này phải có khả năng đào tạo lại những nhân viên khác trong tương lai khi đưa hệ thống vào vận hành. Đội ngũ dự án có vai trò quan trọng là vì họ là những người thiết kế ra quy trình vận hành cho doanh nghiệp trong tương lai. Muốn có một quy trình vận hành tốt nhất trong tương lai, thì những con người thiết kế quy trình phải là những con người tốt nhất của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp triển khai ERP thất bại vì đã xem nhẹ việc tuyển chọn đội ngũ ERP, dẫn đến quy trình thiết kế ra không đủ sức thuyết phục các nhân viên khác vận hành, gây nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp khi vào vận hành ERP chính thức.

Yếu tố tiếp theo để chuẩn bị cho ERP là Quy trình vận hành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần ra soát lại toàn bộ quy trình vận hành, đánh dấu những dữ liệu có thể thừa kế, những hành động có thể áp dụng hệ thống, chuyển đổi các bước vận hành bằng con người, giấy tờ sang hệ thống và số hóa. Doanh nghiệp cần đề cao yếu tố số hóa trong quy trình.

Yếu tố cuối cùng trong công tác chuẩn bị cho ERP là các dữ liệu Danh mục. Trong vận hành, doanh nghiệp có rất nhiều dữ liệu danh mục đối tượng như mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã tài sản…
– Doanh nghiệp cần rà soát và loại bỏ các trường hợp nhiều mã nhưng cùng một đối tượng.
– Doanh nghiệp phải có tài liệu hoặc hệ thống giải thích, minh họa từng loại mã đối tượng để mọi nhân viên dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.
– Quy trình tạo mã đối tượng cần phải được thống nhất và phê duyệt bởi lãnh đạo.
– Một điểm lưu ý nữa là mã đối tượng không nên quá dài, không nên bao gồm quá nhiều thuộc tính (vì các thuộc tính này có thể quản lý được bằng các trường thuộc tính trong hệ thống ERP).
– Đặc biệt là mã đối tượng chỉ được bao gồm các thuộc tính tĩnh (không thay đổi suốt vòng đời của đối tượng) và không được bao gồm các thuộc tính động là các thuộc tính thay đổi theo giao dịch.
– Một lưu ý quan trọng là các thuộc tính cấu thành mã đối tượng phải có tính duy nhất, nghĩa là một đối tượng không thể thỏa điều kiện của nhiều hơn một nhóm.
– Trường hợp doanh nghiệp không có đội ngũ thiết kế mã danh mục, thì doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn từ các đơn vị chuyên tư vấn triển khai ERP.

Trên đây là một số yếu tố tổng quát, mà doanh nghiệp cần cân nhắc và chuẩn bị trước khi triển khai dự án ERP. Trong thực tiễn thì tùy theo ngành nghề, hiện trạng của mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể phải cân nhắc thêm những yêu tố khác.

Mọi câu hỏi về ERP, hoặc yêu cầu dịch vụ tư vấn triển khai ERP, bạn có thể gửi email về địa chỉ support@axp.vn