Mọi người đều biết giao ban là một cách quản lý đội ngũ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp. Buổi giao ban đóng vai trò như một cầu nối giữ mọi người trong đội hiểu tình hình của toàn đội để phối hợp và cộng tác một cách hiệu quả hướng đến mục tiêu chung của toàn đội. Tuy nhiên có rất nhiều người tổ chức giao ban theo một cách không hiệu quả khiến cho buổi giao ban trở nên phản tác dụng. Thành viên trong đội của họ trở nên mất động lực và rất có ác cảm với buổi giao ban. Ngoài ra, giao ban tuần thường được tổ chức vào sáng thứ hai đầu tuần. Buổi giao ban đầu tuần sai cách làm cho toàn đội mất động lực làm việc, và thay vì giao ban để có kết quả tuần tốt hơn, thì ngược lại giao ban trở thành yếu tố tai hại làm giảm động lực làm việc của cả đội.
Từ những trải nghiệm tiêu cực của bản thân khi phải tham gia những buổi “giao ban tra tấn”, mình đã lên mạng tìm kiếm cách tổ chức giao ban hiệu quả. Và đã tìm thấy bài chia sẻ rất hay của Greg Winteregg.
Greg Winteregg là nhà tư vấn và đào tạo về quản trị nổi tiếng trên khắp nước Mỹ và Canada với hơn 30 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trước khi làm nghề tư vấn, ông là một nha sĩ và gặp nhiều khó khăn trở ngại khi điều hành phòng nha của mình. Năm 1992, ông tìm đến học viện quản trị Management Experts (MGE) và trong vòng chưa đầy một năm, ông đã chuyển đổi thành công doanh nghiệp của mình thành một hình mẫu về quản trị. Đến giữa năm 1993, phương pháp quản trị phòng nha của ông được đánh giá là Top 4 trên toàn nước Mỹ. Từ năm 1994, ông bắt đầu chuyển sang công việc tư vấn để chia sẻ phương pháp quản trị của mình đến những phòng nha khác. Ông đã viết và phát hành cuốn sách đầu tiên “Fun at Work” vào năm 2019.
Dưới đây là 5 bí quyết giao ban hiệu quả được ông chia sẻ
Số liệu thống kê
Hãy bắt đầu buổi giao ban bằng những con số và biểu đồ thống kê phản ảnh kết quả hay năng suất làm việc của mỗi thành viên trong đội. Biểu đồ là công cụ rất trực quan để các thành viên thấy hiệu quả làm việc của họ so với các thành viên khác. Và có một yếu tố tâm lý trong ngữ cảnh này là không ai muốn biểu đồ của mình kém hơn so với những người khác. Họ sẽ làm bất kỳ việc gì cần thiết để cải thiện biểu đồ của mình trở nên tốt hơn. Dựa vào yếu tố tâm lý đó, nếu bạn đưa ra những gợi ý kế hoạch làm việc hay những thay đổi để tăng kết quả làm việc. Chính vào thời điểm đó những đề xuất của bạn sẽ dễ dàng được tiếp nhận và đưa vào thực hiện hay triển khai ngay sau buổi giao ban.
Có một lưu ý quan trọng là bạn phải chọn đúng những con số hay biểu đồ liên kết trực tiếp đến kết quả và năng suất lao động. Nếu bạn chọn những con số và biểu đồ thống kê không liên kết trực tiếp đến hiệu quả làm việc, thì bạn sẽ rơi vào cái “bẫy KPI” và đó là yếu tố khiến cho buổi giao ban của bạn càng tệ hại hơn. Một yếu tố khác, bạn cần lưu ý nữa là cách trình bày các con số và biểu đồ theo hướng truyền cảm hứng và động lực chứ không sa vào chỉ trích cá nhân. Và điều cuối cùng là đừng tiếc những lời khen cho những cá nhân đã có sự tăng trưởng hay phát triển trong kết quả đạt được.
Mục tiêu và tiến độ
Tiếp theo những con số hay biểu đồ, buổi giao ban nên trao đổi về chương trình hành động và mục tiêu của giai đoạn tiếp theo. Bạn và các bạn trưởng nhóm hay cá nhân cần chia sẻ từng mục tiêu một cách cụ thể và từng bước hành động để đạt mục tiêu đó. Việc chia sẻ mục tiêu và chương trình hành động giúp cho toàn đội hiểu rõ hoạt động của nhau và có sự cộng tác trong hành động. Khi các thành viên trong nhóm hiểu được bức tranh toàn cảnh và cách mà nỗ lực của họ đóng góp vào đó, họ sẽ trở nên gắn bó hơn với thành công của nhóm và sứ mệnh tổng thể của đội.
Trong phần này của buổi giao ban, bạn cần đặt lưu ý đến sự cộng tác giữa các cá nhân và nhóm với nhau. Bạn nên thường xuyên đặt các câu hỏi gợi mở về sự hỗ trợ từ các cá nhân hay nhóm liên quan để tối đa hóa kết quả đạt được.
Trở ngại và tranh luận
Khi trao đổi về mục tiêu và tiến độ, một điều tất yếu là sẽ phát sinh ra những trở ngại và những tranh luận liên quan. Bạn cần phải lưu ý quản lý tốt những tranh luận giữa các thành viên để đảm bảo mọi tranh luận đều mang tính xây dựng hướng đến mục tiêu tốt hơn. Bạn cần hạn chế những trao đổi của các thành viên với ý định mượn buổi giao ban để than phiền hay chỉ trích thành viên khác. Bạn nên đặt ra quy định là các thành viên phải đưa ra giải pháp, chứ không chỉ nêu lên trở ngại trong buổi giao ban. Đặc biệt là ban phải hạn chế những thành viên đưa ra trở ngại chỉ để bào chữa cho kết quả công việc yếu kém.
Chia sẻ thông tin chung
Sau những tranh luận để tìm giải pháp thì việc chia sẻ những thông tin chung là một cách giảm căng thẳng hiệu quả. Những thông tin vì dụ như sinh nhật trong tuần, họp mặt tất niên… sẽ giúp mọi thành viên cảm thấy vui vẻ và gắn kết hơn và để buổi giao ban hướng đến một kết thúc mang năng lượng tích cực.
Chúc mừng thành công
Cuối cùng, Bạn nhớ chúc mừng thành công của các thành viên ví như những khách hàng mới ký hợp đồng, hay một dự án mới triển khai thành công… Mỗi thành viên cũng có thể chia sẻ những thành công của mình với mọi người. Đặc biệt, nếu bạn chúc mừng những thành viên được thăng tiến hay khen thưởng thì sẽ càng góp phần tạo thêm động lực cho toàn đội.
Kết luận
Những buổi giao ban được tổ chức tốt sẽ là một yếu tố quan trọng để hình thành nên một đội ngũ hiệu suất cao. Với năm bí quyết nêu trên, bạn phải luôn cố gắng biến những buổi giao ban thành những buổi họp hiệu quả và nhiều ý nghĩa, xây dựng tinh thần tích cực, và sự cộng tác cho toàn đội. Bạn tuyệt đồi đừng để những buổi giao ban trở thành những cuộc họp định kỳ nhàm chán, mang tính hình thức. Ban hãy mạnh dạn kết thúc một buổi giao ban nếu bạn cảm thấy không có nội dung nào để truyền năng lượng tích cực ho đội của bạn. Tuy niên khi bạn rơi vào tình trạng không có gì tích cực để truyền cho đội của bạn thì đó chính là dấu hiệu nguy hiểm nhất. Dấu hiệu của việc, chính bạn đã mất đi động lực của người dẫn dắt đội ngũ.
Chúc các bạn cùng với đội của mình Một Năm Mới Ất Tỵ Nhiều Thành Công.
Theo Matterhorn Business Development