Nghề tư vấn ERP (Enterprise Resource Planning) là một hành trình đầy thử thách nhưng cũng rất thú vị. Để thành công, bạn cần nhiều kỹ năng kết hợp, từ giao tiếp, lắng nghe, đến khả năng quản lý dự án. Dưới đây, mình chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và một số bài học rút ra từ hành trình 32 năm làm nghề của mình.
1. Kỹ năng giao tiếp – Nền tảng của mọi mối quan hệ
Giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình triển khai ERP. Với tư cách là tư vấn viên, bạn không chỉ nói mà còn cần biết cách lắng nghe. Nói làm sao để rõ ràng, cụ thể, không gây hiểu lầm. Việc giao tiếp qua văn bản cũng không kém phần quan trọng. Văn bản hóa mọi ý kiến đã trao đổi giúp loại bỏ những hiểu nhầm thường gặp trong trao đổi bằng lời nói.
Bài học:
– Đừng ngại viết chi tiết, cụ thể. Khi bạn viết ra, bạn sẽ nhận thấy mình có thể hiểu nhầm điều gì đó.
– Luôn đảm bảo văn phong chuyên nghiệp, tránh dùng ngôn ngữ bình dân, đại từ mơ hồ. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với nhiều bên khác nhau trong dự án.
2. Kỹ năng lắng nghe – Đặt mình vào vị trí khách hàng
Để hiểu rõ doanh nghiệp cần gì, bạn phải lắng nghe họ nói về quy trình, khó khăn và kỳ vọng. Lắng nghe không chỉ là nghe mà còn cần đặt câu hỏi đúng để khai thác được thông tin cần thiết.
Kinh nghiệm
– Khi phỏng vấn khách hàng, hãy tập trung lắng nghe, tránh suy nghĩ trước câu trả lời.
– Đặt câu hỏi mở để khách hàng tự diễn đạt và chia sẻ chi tiết hơn.
3. Kỹ năng viết – Tài liệu hóa tri thức
Phần lớn công việc của tư vấn ERP là viết: từ tài liệu thiết kế giải pháp, tài liệu đào tạo, đến báo cáo tiến độ. Nếu kỹ năng viết không tốt, bạn khó có thể chuyển tải được ý tưởng và giải pháp một cách đầy đủ.
Ghi chú:
– Hãy dành thời gian luyện tập viết. Nếu trước đây không giỏi viết, bạn cần rèn luyện để nâng cao khả năng này.
– Viết gọn gàng, dễ hiểu và tập trung vào các điểm mấu chốt.
– Tận dụng công cụ AI sẽ giúp bạn viết tốt hơn nhưng không được quá ỷ lại AI mà không xem lại trước khi chuyển giao cho khách hàng.
4. Kỹ năng sư phạm – Chuyển giao giải pháp hiệu quả
Một phần công việc của tư vấn ERP là đào tạo khách hàng. Bạn cần khả năng truyền đạt dễ hiểu và có sự kiên nhẫn. Việc đào tạo không chỉ là hướng dẫn mà còn là truyền cảm hứng để người dùng cảm thấy hứng thú khi sử dụng hệ thống mới.
Bí quyết
– Tìm niềm vui trong việc chia sẻ kiến thức. Hãy nghĩ rằng bạn không chỉ đào tạo mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
5. Kỹ năng thương lượng và cầu thị
Làm tư vấn ERP giống như làm “luật sư” của quy trình doanh nghiệp. Bạn cần giúp khách hàng hiểu rằng không có giải pháp nào là hoàn hảo 100% mà luôn có sự cân nhắc giữa ưu tiên và hạn chế. Đồng thời, bạn phải tôn trọng quyền quyết định cuối cùng của họ.
Kinh nghiệm thực tế
– Luôn kiên nhẫn khi tranh luận. Mục tiêu không phải là đúng hay sai, mà là tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
– Tập trung vào giá trị khách hàng nhận được hơn là bảo vệ quan điểm cá nhân.
6. Quan sát thực tế – Học từ những điều nhỏ nhất
Kinh nghiệm không chỉ đến từ dự án, mà còn từ những quan sát trong đời sống hàng ngày. Ví dụ, khi bạn xếp hàng tại siêu thị hoặc sân bay, hãy suy nghĩ tại sao quy trình được thiết kế như vậy. Những bài học này có thể áp dụng để tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp.
Lời khuyên
– Hãy quan sát mọi lúc, mọi nơi. Từ trải nghiệm khách hàng đến vận hành doanh nghiệp.
– Đặt câu hỏi: “Quy trình này có thể tối ưu hơn không?”
7. Tự học và cập nhật kiến thức
Phần mềm ERP ngày càng phức tạp, với nhiều tính năng mới được cập nhật liên tục. Để theo kịp, bạn phải không ngừng học hỏi, cả về nghiệp vụ doanh nghiệp lẫn công nghệ.
Gợi ý:
– Tham gia các khóa học chuyên sâu.
– Dành thời gian đọc tài liệu, cập nhật các phiên bản mới của phần mềm bạn đang tư vấn.
8. Kỹ năng quản trị dự án
Khi tham gia các dự án ERP, bạn không chỉ làm chuyên môn mà còn cần hiểu cách quản lý công việc, phân bổ thời gian và phối hợp với các bên liên quan.
Kinh nghiệm:
– Hiểu rõ vai trò của từng thành viên trong dự án.
– Tìm hiểu các phương pháp quản trị dự án, như Agile, Waterfall, hay phương pháp của từng hãng ERP.
Lời kết
Nghề tư vấn ERP là một công việc đầy thách thức nhưng mang lại nhiều giá trị, không chỉ cho khách hàng mà còn cho chính bạn. Qua mỗi dự án, bạn không chỉ trau dồi kiến thức mà còn hoàn thiện bản thân, từ kỹ năng làm việc đến cách ứng xử trong cuộc sống.
Nếu bạn đủ đam mê, chăm chỉ và cầu thị, nghề ERP không chỉ là công việc mà sẽ trở thành hành trình phát triển toàn diện của chính bạn.
Theo Jobox Experts (joboxexperts.com)