Columbus là tập đoàn công nghệ hàng đầu của Mỹ. Họ cung cấp giải pháp ERP cùng với dịch vụ tư vấn triển khai cho rất nhiều khách hàng trên toàn cầu. Dưới đây là 10 bí quyết triển khai ERP từ Columbus
1. Xác định kết quả kỳ vọng (Define Your Desired Results)
Một trong những rủi ro chính mà doanh nghiệp gặp phải trong khi triển khai ERP là không thể tạo ra hiệu quả với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trước khi mua một hệ thống ERP mới, bạn cần hiểu doanh nghiệp của mình cần làm gì, cần đạt được điều gì, những quy trình gì cần và không cần, không chỉ những gì cần làm hôm nay mà còn là bạn muốn đi đến đâu, trở thành cái gì và kết quả gì cần đạt được sau cùng nhất.
2. Không mặc định sử dụng quy trình cũ (Don’t Automatically Reuse Old Workflows)
Nhiều người mua một hệ thống ERP mà không hiểu doanh nghiệp của họ và những gì họ đang làm hiệu quả, điều đó tương tự như việc tiêu rất nhiều tiền một cách tệ hại chỉ để thay thế một hệ thống.
3. Rà soát tất cả quy trình của doanh nghiệp (Map All of Your Business Processes)
Nguyên tắc cơ bản nhất trong việc xây dựng một giải pháp tốt cho doanh nghiệp là phải ngay từ đầu xác định một cách rõ ràng những nút thắt cổ chai trong quy trình, những khu vực vận hành nào là thử thách hiện nay và những khu vực cụ thể nào của doanh nghiệp cần được cải thiện. Nên xây dựng một mô hình sẵn sàng trước khi nghĩ đến những thành phần CNTT trong dự án triển khai ERP. Bạn phải so sánh những quy trình doanh nghiệp với hệ thống, mời tất cả người dùng hay người liên quan vào chung một phòng họp để viết xuống những gì họ làm hàng ngày và câu hỏi quan trọng nhất là tại sao họ làm như vậy.
4. Đảm bảo một kế hoạch dài hạn cho giải pháp (Ensure you have a long term plan for your solution)
Những khách hàng thành công nhất của Columbus là những doanh nghiệp luôn nghĩ trước và lên kế hoạch trước khi triển khai. Họ lên kế hoạch trong giai đoạn tối ưu hóa và cùng với đối tác triển khai chuẩn bị làm thế nào để dẫn dắt doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện sau khi go live.
5. Đảm bảo sự hỗ trợ của lãnh đạo (Make sure you have executive level sponsorship)
Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo cấp cao trong suốt quá trình của dự án sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thiết kế giải pháp phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
6. Đội dự án tốt nhất (Assemble the right project team)
Một trong những vấn đề lớn nhất trong dự án là đội dự án thường được thành lập từ những người có thể tham gia được, những người có thể dễ dàng thay thế chứ không phải những người chủ chốt hay những người ra quyết định của tổ chức, những người có thể hiểu tất cả mọi vấn đề, hiểu đâu là những điểm yếu cũng như những điểm mạnh của quy trình.
7. Chức năng chuẩn và hạn chế lập trình (standardize and avoid developments)
Một lý do phổ biến làm cho các dự án triển khai ERP có thể thất bại là có quá nhiều chức năng lập trình thêm được chỉ định và phê duyệt bởi khách hàng. Cách tốt nhất để hạn chế lập trình thêm là sử dụng sự hỗ trợ mạnh mẽ của lãnh đạo về định hướng của dự án và sự tiếp nhận của người dùng chủ chốt đối với giải pháp mới.
8. Ưu tiên đào tạo người dùng (Make user training a priority)
Đào tạo cán bộ chủ chốt và người dùng cuối là bắt buộc. Nhiều dự án chọn ngày go live một cách gấp gáp và giai đoạn hay bị bỏ qua chính là hướng dẫn người dùng cuối và dành thời gian cho họ khám phá hệ thống. Càng đầu tư thời gian nhiều cho đào tạo người dùng cuối bạn càng có một sự go live tốt hơn.
9. Tập trung nhập dữ liệu đúng vào hệ thống (Focus on getting the right data into the system)
Yếu tố chủ yếu của giai đoạn chuyển đổi dữ liệu (data migration) là thực hiện càng sớm càng tốt, xác định việc chuyển đổi dữ liệu như một dự án riêng và chọn đúng người trong doanh nghiệp để thực hiện chuyển đổi và kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra nhiều lần như một phần của việc chấp nhận hệ thống (UAT). Việc quản lý dữ liệu đầu vào phải được tiếp tục như một quy trình liên tục ngay cả sau go live.
10. Chọn đúng giải pháp và đối tác triển khai (Select the right partner and solution)
Chọn đúng giải pháp và đúng đối tác triển khai là yếu tố quan trọng trong dự án triển khai. Mọi người thường chọn giải pháp dựa trên chi phí hoặc ngay cả chọn đối tác cũng dựa trên chi phí. Thực ra yếu tố quan trọng hơn chính là giải pháp nào phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Và đối tác triển khai mà bạn chọn sẽ làm việc thế nào với bạn. Đối tác có cùng tư duy như bạn hay không? Họ có cùng suy nghĩ và mục tiêu như bạn hay không? Bạn có thể xây dựng một mối quan hệ lâu dài với đối tác triển khai hay không?